CAFM: Gebäudeverwaltung per Mausklick

Das Zentrale Gebäudemanagement (ZGM) der Stadt Koblenz betreut derzeit rund 350 Gebäude mit mehr als 12.000 Räumen, etwa 350.000 Quadratmetern Nutzfläche und schätzungsweise 15.000 technischen Anlagen – vom Aufzug bis hin zur Zutrittskontrolle. Mit der Verwaltung der städtischen Gebäude, ganz egal ob Schulgebäude, Sporthalle oder Verwaltungs- & Kulturgebäude, gehen zahlreiche Aufgaben einher, die für eine sichere und bequeme Nutzung der Gebäude wichtig sind. So müssen beispielsweise die technischen Anlagen gewartet und inspiziert, Schäden behoben und eine ordentliche Reinigung der Gebäude gewährleistet werden. Ein sehr umfangreiches Arbeitsgebiet das enges Teamwork vieler verschiedener Spezialisten erfordert!

Seit Anfang 2018 wird im ZGM mit Unterstützung durch das Kommunale Gebietsrechenzentrum (KGRZ) und dem Amt für Personal und Organisation eine Softwarelösung eingeführt, die mit der Gebäudeverwaltung verbundene Arbeitsabläufe erleichtern wird. Kernstück der CAFM-Software „iTWOfm“ ist eine Datenbank, in der sämtliche relevanten Gebäudedaten, wie beispielsweise Flächen und Bodenbeläge der Räume oder Kennzahlen technischer Anlagen, aufgenommen werden.

Dies beinhaltet zuallererst vor allem eine umfangreiche Zusammenstellung aller benötigten Daten der städtischen Gebäude. Über einen Zeitraum von 5 Jahren hat das siebenköpfige CAFM-Team des ZGM Gebäude für Gebäude diese Daten vor Ort erfasst und in die Datenbank aufgenommen. Ein in diesem Ausmaß sicherlich einmaliger Vorgang. Damit ist es aber nicht getan. Der Datenaufnahme folgt die kontinuierliche Pflege der Daten, um sicherzustellen, dass diese stets aktuell vorliegen.

Schwerpunkte der Nutzung

In der Reinigungsverwaltung wird die Software bereits seit einigen Jahren eingesetzt und hilft bei der Beantwortung von Fragen wie zum Beispiel: Wie viele Stunden pro Woche erfordert die Reinigung der Volkshochschule? Welche Reinigungsarbeiten werden in Raum 617 des Hochhauses am Bahnhof wöchentlich beauftragt?

Seit mehr als einem Jahr ist das ZGM Ticketsystem in die CAFM-Software integriert: Außendienstmitarbeiter des ZGM können anhand einer App mit ihren Smartphones vor Ort Schäden an Gebäuden melden. Die Zwischenagenten der Ämter und Eigenbetriebe können anhand eines Web-Portals der CAFM-Anwendung Schadensmeldungen einreichen. Das erfolgt anhand der erfassten Gebäudedaten. So können Meldungen präzise verortet und aussagekräftig dokumentiert werden, was eine große Hilfe bei der Behebung von Störungen und Schäden ist. Seit Anfang 2023 können Sachbearbeiter des ZGM Firmen über die CAFM-Software mit der Behebung von Schäden und mit der Wartung technischer Anlagen beauftragen.

CAFM-Zukunftsmusik

Stehen aktuelle Gebäudedaten in der CAFM-Datenbank erst einmal zur Verfügung, bieten sich zahllose Möglichkeiten der Nutzung im Gebäudemanagement. Zu welchem Zweck? Einsparungen, beispielsweise durch Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen der technischen Gebäudeausstattung im Rahmen des Anlagenmanagements: Bei welchen technischen Anlagen lohnt sich ein Austausch? Oder durch die Aufdeckung von Einsparpotentialen der Energieversorgung im Rahmen eines modernen Energiemanagements. Ein weiterer wichtiger Nutzen sind Arbeitserleichterungen, beispielsweise bei der Einrichtung von neuen Arbeitsplätzen oder Umzügen. CAFM ermöglicht einen höheren Komfort und eine höhere Sicherheit der Gebäudenutzung, etwa durch eine Verknüpfung von CAFM und Smart Building: Zukünftig erstellt ein Heizkessel automatisch selbst ein Ticket im ZGM Ticketsystem, um eine Störung zu melden die zu einem Ausfall der Heizung führen könnte. Nicht zuletzt bietet CAFM eine höhere Transparenz durch eine stadtweite Nutzung gleicher, aktueller Gebäudedaten, beispielsweise bei der Leistungsabrechnung oder auch der Inventarverwaltung.